Hinweise zur Textgestaltung

Neben den Vorgaben aus dem Kapitel Bürgernahe Sprache finden Sie hier grundlegende Hilfestellungen zur Erstellung von kurzen Textbausteinen. Diese können sich von den Festlegungen für längere Anschreiben unterscheiden, da vor allem Inhalte von Tooltips, Systemmeldungen und aktuellen Meldungen besonders schnell erfassbar sein müssen. Zusätzlich erfordert Platzmangel eine hohe inhaltliche Präzision.

Betrachten Sie Meldungen und Hilfetexte im Kontext zur jeweiligen Seite und vermeiden Sie redundante Inhalte. Beispiel: Fragen in Fehlermeldungen beziehen sich immer auf ein bestimmtes Eingabefeld, welches auf der Seite im Zusammenhang mit einer Überschrift, einem kurzem Text und dem Label dargestellt ist. Diese Inhalte sollten in der Frage nicht noch einmal wiederholt werden.

Ratgeber zur Verwendung der richtigen Wörter

1. Benutzen Sie Verben.
   Statt: Bitte treffen Sie eine Auswahl.
   Besser: Bitte wählen Sie aus.

2. Verwenden Sie lieber aktive Wörter als passive Wörter.
   Statt: Hier müssen die Unterlagen hochgeladen werden.
   Besser: Laden Sie hier die Unterlagen hoch.

3. Benutzen Sie einfache und allgemein geläufige Wörter.
   Statt: obsolet, Stammdaten
   Besser: nicht benötigt, Daten
   Geben Sie evtl. einen Link zum entsprechenden Hilfebereich an.

4. Verwenden Sie Wörter, die etwas genau beschreiben, also keine Überbegriffe.
   Statt: Zugangsmittel
   Besser: Personalausweis oder ELSTER

5. Benutzen Sie bekannte deutsche Wörter, verzichten Sie auf Fachwörter und Fremdwörter
   Anglizismen können verwendet werden, wenn sie im Deutschen etabliert, z. B. im Duden aufgenommen sind.
   Statt: Kontextsensitive Hilfe
   Besser: Themenbezogene Hilfe

6. Verwenden Sie keine Wortungetüme mit mehr als drei Wortgliedern.
   Statt: Bundesfinanzhofentscheidung
   Besser: Entscheidung des Bundesfinanzhofes

7. Konsistente Wortverwendung: benutzen Sie immer die gleichen Wörter für die gleichen Dinge, auch die Schreibweise sollte gleich sein.
   Postkorb und Posteingang? Legen Sie sich auf einen Begriff fest.

8. Verzichten Sie auf Abkürzungen.
   Statt: ADLER, vZTA
   Besser: Agrardieselentlastung, verbindliche Zolltarifauskunft
   Es gibt aber Ausnahmen. Manche Abkürzungen sind allgemein bekannt.
   Zum Beispiel: LKW, Dr., ICE, d. h., z. B., usw., etc., bzw.

9. Benutzen Sie sprechende Antworten, die zur Frage passen.
   „Möchten Sie die Registrierung für das Zoll-Portal abbrechen?“
   Statt: [nein] und [ja]
   Besser: [Fortsetzen] und [Registrierung abbrechen]

10. Wie sollen Zahlen geschrieben werden?
    Empfehlung: Ziffern statt Worte auch bei kleinen Zahlen bis 12 -> schneller innerhalb eines Textfeldes erfassbar
    Statt: Die Finanzamts-Nummer ist vierstellig.
    Besser: Die Finanzamts-Nummer ist 4-stellig.

11. Wie soll das Datum geschrieben werden?
    2 bevorzugte Varianten:

    • TT.MM.JJJJ
      Beispiel: 22.05.2022
    • T. (TT.) Monat JJJJ
      Beispiel: 8. Mai 2022 oder 22. Mai 2022
      (Diese Schreibweise bietet sich vor allem an, wenn das Datum innerhalb eines Satzes vorkommt.)

12. Wie sollen Uhrzeiten geschrieben werden?
    11:00 Uhr
    11:45 (mit und ohne „Uhr“)
    11 Uhr

13. Stellen Sie Zahlenfolgen zur besseren Lesbarkeit mit Leerzeichen als Unterteilung dar. Bei IBAN geschieht dies zum Beispiel in Blöcken von jeweils 4 Zeichen
    Statt: IBANDE06750123730700412900
    Besser: IBAN DE06 7501 2373 0700 4129 00

14. Stellen Sie Sonderzeichen als Sonderzeichen dar.
    Damit heben sie sich leicht vom übrigen Text ab und können schneller erfasst werden. Ein Ausschreiben der Sonderzeichen in Worten ist nicht notwendig.
    Statt: Paragraph
    Besser: §

15. Verwenden Sie typografische Anführungszeichen: „…“, nicht den voreingestellten Schreibmaschinensatz: "…". Möglichkeiten der Umsetzung:

    1. Tastenkombination:
       „ = Alt + 0132
       “ = Alt + 0147
    2. Änderung der Einstellungen in Office-Programmen: Intelligente Anführungszeichen in Word

Empfehlungen für die Satzgestaltung

1. Schreiben Sie kurze Sätze. Machen Sie in jedem Satz nur eine Aussage.
   Schreiben Sie lieber mehrere kurze Sätze als einen langen zu verschachtelten (Satz). Formulieren Sie für die jeweilige Stelle nur direkt relevante Informationen und verwenden Sie hierbei die kürzeste Fassung. Wir empfehlen bei einer Textlänge von weniger als 200 Zeichen zu bleiben.
   Statt: Sind Sie sicher, dass Sie keine Unterlagen hochladen wollen? Hinweis: Sollten Sie keine Unterlagen hochladen, reichen Sie diese bitte (in Kopie) innerhalb eines Monats beim Hauptzollamt ein, ansonsten wird Ihr Antrag auf Steuervergünstigung abgelehnt.
   Besser: Ohne Nachweise wird Ihr Antrag auf Steuervergünstigung abgelehnt. Entsprechende Unterlagen können Sie innerhalb eines Monats nachreichen.

2. Benutzen Sie einen einfachen Satzbau. Stellen Sie das Wichtigste nach vorn.
   Bei Fehlermeldungen ist der fachliche Fehler als erstes zu benennen. Danach erklären Sie der Person eine Empfehlung für die nächste Handlung. Die Handlungsempfehlung entfällt, wenn Nutzende nicht aktiv handeln können und eine Bearbeitung o.ä. abwarten müssen.
   Statt: Bitte klicken Sie auf den Aktivierungs-Link, den Sie in der E-Mail erhalten haben, da Ihr Konto noch nicht aktiviert wurde.
   Besser: Ihr Konto wurde noch nicht aktiviert. Bitte bestätigen Sie den Link, den Sie in der E-Mail erhalten haben.

3. Vermeiden Sie Klammerzusätze, um den Lesefluss nicht zu stören.
   Statt: Bürgerkonto: Wenn Sie sich als Privatperson registrieren möchten.
   (Einzelunternehmen, Freiberufler, eingetragener Kaufmann (e. K.) und Personenvereinigungen benötigen ein Geschäftskundenkonto.)
   Besser: Als Privatperson wählen Sie bitte „Bürgerkonto“. Einzelunternehmen, Freiberufler, eingetragener Kaufmann (e. K.) und Personenvereinigungen benötigen ein Geschäftskundenkonto.

4. Ein Text soll nur die notwendigen Informationen für die Nutzenden beinhalten.
   Weiterführende, an dieser Stelle nicht wichtige Informationen können weggelassen werden.
   Statt: Zur Eingabe der dem ELSTER-Zertifikat zugrundeliegenden Steuernummer sind 10 bis 13 Stellen möglich. Hierbei handelt es sich um ein bundesweit gültiges Identifikationsmerkmal für natürliche Personen, dass bei Anträgen, Erklärungen oder Mitteilungen gegenüber Finanzbehörden gemäß §§ 139a und 139b AO anzugeben ist.
   Besser: Zur Eingabe der Steuernummer sind 10 bis 13 Stellen möglich.

5. Vermeiden Sie Texte, die zu offensichtlichen Dopplungen führen.
   Statt: Textlabel Eingabefeld: „Vorname“ ist kombiniert mit dem Tooltip: „Bitte geben Sie Ihren Vornamen ein.“
   Besser: Tooltip entfällt komplett

6. Falls ein Verweis gemacht werden muss, stellen Sie diesen als aktiven Link dar und geben dem Link einen sprechenden Namen.
   Statt: weitere Informationen finden Sie hier.
   Besser: Hier finden Sie die weiteren Informationen zu den Datenschutzbestimmungen.

In der Regel haben Komponenten keine festgelegten Höhen, um unterschiedlichste Mengen von Text darstellbar zu machen. Es kann jedoch trotzdem vorkommen, dass Komponenten unter Umständen nicht den gesamten vorgesehenen Inhalt anzeigen können. Dies kann zum Beispiel bei einem Satz von Teaser-Kacheln auftreten, die aus gestalterischen Gründen die jeweils gleichen Dimensionen haben, aber aus inhaltlichen Gründen unterschiedlich lange Texte beinhalten.

Nicht immer ist dies in der Konzeption einer Maske absehbar und planbar, da Inhalte oft dynamisch erzeugt werden. In solchen Fällen muss in fest bemaßten Komponenten mit einem Abschneiden des Inhalts gerechnet werden. Um Inhalte weiterhin verständlich zu halten wird redaktionelles „Frontloading“ empfohlen, bei dem die für das Verständnis wesentlichen Inhalte an den Beginn eines Textblocks gestellt werden.

Im folgenden werden Möglichkeiten gezeigt, zu lange Inhalte in gekürzter Form anzuzeigen:

Abkürzungen

Abkürzungen dürfen nur dort zur Verwendung kommen, wo diese eindeutig ist. Im fachlichen Zoll-Kontext sind Abkürzungen jedoch oftmals nicht für alle Nutzergruppen gängig und aussagekräftig.

Somit empfielt es sich, neben einer Abkürzung zumindest einmal innerhalb eines Formular-Prozesses den ausgeschriebenen Langtext einer abgekürzten Phrase auf der Oberfläche zu erwähnen und darüber hinaus das Verständnis im Rahmen von Usability-Tests zu validieren.

Abschneiden des Textes

Textinhalte, die zu lang für ihr umgebendes Gestaltungselement sind, können mittels CSS-overflow mit einer Ellipse (…) eingekürzt werden. Das Verhalten wird über eine Helferklasse mit Overflow-Regel am Elternelement gesteuert. Beachten sie nur, dass alle von uns getesteten Browser-/Screenreader-Kombinationen den vollständigen ungekürzten Text ausgeben, daher sollte dieser den visuell angezeigten Text nicht erheblich überschreiten.

Einschränkungen

Eine Sonderform stellen Links dar. Eine wesentliche Funktion von Linktexten ist es, eine eindeutige Auskunft über Zweck und Ziel des Links zu vermitteln. Daher sollten nichtssagende Links wie Weiter… oder Hier klicken… vermieden werden, wenn nicht garantiert ist, dass sich das Linkziel aus dem Kontext ergibt. Weitere Hilfestellungen zum Thema finden Sie im Abschnitt zu Linktexten.

Do’s and Dont’s